Megaeventos Fan Zones, ¿gestión o caos?
Evento emergente, recuerdos para toda la vida
Estos entornos temporales permiten a los aficionados sumergirse en el espíritu del acontecimiento, conectar con los patrocinadores mediante activaciones creativas y crear recuerdos que perduran mucho después de las ceremonias de clausura. Tanto para los organizadores como para las marcas, estas "fan zones" son una forma eficaz de mejorar el ambiente del acontecimiento y fidelizar a los aficionados.
Sin embargo, la emoción y la energía de estas zonas de aficionados también conllevan importantes retos operativos. Las aglomeraciones masivas conllevan el riesgo de atascos, largas colas y peligros para la seguridad. Con miles -a veces decenas de miles- de personas moviéndose por espacios temporales cada día, es fácil que se formen cuellos de botella y densidades inseguras sin previo aviso. Las herramientas de control tradicionales, como los recuentos manuales, las imágenes estáticas de CCTV o las observaciones del personal, no suelen estar a la altura del comportamiento dinámico e impredecible de las grandes multitudes. Esto supone una enorme presión para los equipos de seguridad y operaciones, que deben equilibrar seguridad, experiencia y eficacia en tiempo real.
Una visión ganadora
Para hacer frente a estos retos, los organizadores necesitan algo más que cámaras y gestores de multitudes: necesitan información precisa y procesable al instante. Ahí es donde un sistema analítico de gestión de la ocupación en tiempo real puede marcar una gran diferencia para los organizadores.
Mediante el uso de visión por ordenador avanzada para detectar y analizar personas, colas y determinados objetos en espacios designados, grandes y pequeños, estos sistemas proporcionan una imagen continua y precisa de lo que está sucediendo.
Los datos objetivos y que respetan la privacidad, accesibles como KPI en una plataforma de fácil uso, ayudan al personal a tomar decisiones en tiempo real basadas en los niveles de ocupación, los puntos conflictivos de densidad, la longitud de las colas y los patrones de flujo. Por ejemplo, pueden abrir proactivamente nuevos puntos de entrada antes de que una cola se vuelva inmanejable o ajustar las barreras para aliviar la aglomeración antes de que se convierta en un peligro. Esto mejora tanto la seguridad como la experiencia general de los aficionados, ya que los visitantes pueden moverse libre y cómodamente por el espacio del evento.
Dominio de la gestión en París 2024
Los sistemas de gestión en tiempo real basados en datos precisos y objetivos ya se utilizan en algunos de los mayores acontecimientos deportivos y de ocio del mundo. Los organizadores de los eventos deportivos oficiales y las zonas de aficionados del verano de 2024 en París confiaron en un sistema de este tipo -una plataforma de KPI basada en la nube de Technis alimentada con datos en tiempo real de Xovis- para gestionar adecuadamente los flujos de decenas de miles de visitantes.
"La solución Technis-Xovis ayudó al Club France a ofrecer una experiencia excepcional a los aficionados. Es un hito importante y una referencia duradera que deberían tener en cuenta otros organizadores que trabajen en megaeventos", declaró Arnaud Courtier, Director Ejecutivo del Club France, refiriéndose al sistema.
París 2024 es sólo un ejemplo de cómo Technis y Xovis ayudan a los organizadores de eventos a reforzar la seguridad y limitar las aglomeraciones. Es representativo de los complejos retos que plantea el sector de los megaeventos en la actualidad y de los sistemas probados en el mercado que abordan esos retos y proporcionan tranquilidad a los organizadores.
Cada vez más grande, cada vez mejor
En eventos tan importantes y complejos como los Juegos Olímpicos de Invierno, la Copa del Mundo o Los Ángeles 2028, este tipo de funciones ya no es algo que se pueda tener por gusto, sino que es esencial. Los datos en tiempo real y a nivel de objeto permiten a los equipos ofrecer las zonas para aficionados fluidas, seguras y atractivas que espera el público actual, protegiendo al mismo tiempo su privacidad. A medida que las experiencias pop-up siguen creciendo en escala y ambición, también deben hacerlo las herramientas que las mantienen en funcionamiento sin problemas.
Con la tecnología adecuada, las zonas de fans de estos próximos megaeventos pueden ofrecer no solo emoción, sino también seguridad, eficiencia y tranquilidad, garantizando que todos puedan centrarse en lo que más importa: disfrutar del momento.
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