Análisis y gestión de multitudes en los mercados navideños
El olor del glühwein es para la mayoría de los europeos lo que la vista del pavo asado para la mayoría de los estadounidenses: una señal de que las vacaciones de invierno han empezado en serio. Desde finales de noviembre hasta finales de año, muchas ciudades europeas levantan mercados temporales que son centros comerciales al aire libre, restaurantes y dispensarios de vino caliente, todo en un encantador evento lleno de alegría navideña.
Las opiniones difieren sobre si Colmar, Estrasburgo, Montreux o Dresde tienen el mejor ambiente navideño, pero una cosa es cierta: la gestión de multitudes en este tipo de eventos es todo un reto para los organizadores. Por eso, cada vez son más los organizadores de eventos que utilizan soluciones analíticas para realizar ajustes en tiempo real de la disposición, optimizar la colocación del personal y agilizar la elaboración de informes entre las partes interesadas.
Mejora de la seguridad en la gestión de multitudes en los eventos de la temporada de invierno
Algunos de los mercados navideños de Europa se remontan a cientos de años atrás, y muchos tienen lugar en los mismos cascos antiguos que acogieron los eventos originales. Estas escenificaciones pueden ser ideales para crear un ambiente de cuento de hadas, pero también pueden crear importantes problemas de flujo de personas, especialmente cuando el número de visitantes diarios asciende a decenas de miles.
No cabe duda de que la planificación de los mercados navideños de antaño se guiaba por el instinto, y probablemente era suficiente para las multitudes que los visitaban. Pero el mercado navideño moderno es un destino turístico para personas de fuera del país y a veces del continente. ¿Cómo pueden garantizar los organizadores que la gestión de las multitudes no sea ni una molestia ni un riesgo para la seguridad?
El primer paso para garantizar que la disposición del mercado no interfiera con el flujo de personas es entender cómo se mueven los visitantes en un espacio designado. Puede tratarse de un determinado segmento del mercado, un pabellón o espacio interior, por ejemplo, o todo el mercado. Comprender los puntos de congestión puede ayudar a los organizadores a situar a los distintos comerciantes y vendedores de comida y bebida de forma que se elimine o minimice la aglomeración innecesaria que podría interrumpir el flujo en otros puntos del mercado.
Adaptar la infraestructura en función del uso de los visitantes
En cuanto los organizadores tengan una idea clara de cómo utilizan los visitantes las instalaciones del mercado, podrán realizar ajustes, ya sea en tiempo real o en futuras ediciones. Pero obtener los datos necesarios para tomar decisiones informadas sobre los ajustes requiere un sólido sistema de captura de datos capaz de ofrecer datos precisos en tiempo real e históricos.
Dado que los mercadillos navideños suelen ser gratuitos y abiertos al público, no es posible basarse en los datos de venta de entradas o reservas (por mucho que uno u otro método sean eficaces). Teniendo en cuenta la complejidad de los eventos, el recuento manual tampoco es posible.
Saber en tiempo real dónde y a qué ritmo llegan los visitantes a los mercados navideños es esencial para reubicar al personal de apoyo y seguridad. Los datos objetivos en tiempo real también permiten a los organizadores responder inmediatamente a los imprevistos que perturban los flujos.
Mejor alineación de las partes interesadas
Los mercados navideños suelen tener una estructura organizativa público-privada, en la que las partes interesadas comparten derechos y obligaciones. Como acontecimiento generador de ingresos para muchas ciudades, garantizar que los mercados sean seguros y estén diseñados de forma que refuercen las arcas públicas es un acto de equilibrio.
Para confirmar que los fondos públicos se utilizan correctamente, cada vez son más las entidades gubernamentales y no gubernamentales que quieren informes de rendimiento basados en datos objetivos. Algunas quieren saber cuánta gente ha visitado los mercados, un recuento que sólo puede hacerse con precisión con herramientas sólidas de recuento de personas. Otros quieren datos más complejos sobre la ocupación de las distintas partes del festival, informes sobre la longitud de las colas y otros KPI que puedan ayudar en las decisiones de financiación o en el trabajo para mejorar futuros eventos.
Un sistema de captura de datos sofisticado no sólo captura estos datos de forma automática, sino que también puede ofrecer informes de KPI fáciles de usar que las partes interesadas internas y externas puedan consultar. Convertir los datos en un formato que facilite la toma de decisiones basadas en hechos no tiene por qué ser tan complicado como encontrar aparcamiento en el mercado navideño.
Una solución para ahora y para el futuro
A diferencia de sus homólogos en el comercio minorista o la gestión de edificios, los especialistas en gestión de eventos suelen manejar hardware de forma más intermitente, a veces sólo durante unos días o incluso menos. Conscientes de la necesidad de una protección continua de la inversión, los integradores de eventos valoran los sensores robustos y de alta calidad que puedan soportar los rigores de múltiples eventos. Esta práctica no sólo ahorra dinero a largo plazo, sino que también garantiza que los sensores puedan adaptarse a una amplia gama de casos de uso.
Los datos de los sensores desempeñan un papel crucial en la planificación de eventos, abriendo oportunidades para el marketing dirigido y la optimización. Para garantizar la máxima flexibilidad, los integradores invierten cada vez más en sensores duraderos que puedan funcionar tanto en interiores como en exteriores con distintas configuraciones.
Además, la preocupación por la privacidad de los datos está ganando importancia, ya que los integradores buscan sensores que cumplan las normativas en constante evolución. Una solución de captura de datos que viole los protocolos de privacidad de datos podría poner en peligro el éxito de un evento o incluso provocar problemas de relaciones públicas.
Xovis y los eventos al aire libre inteligentes
Xovis trabaja con socios de muchos sectores diferentes, incluida la gestión de eventos. Al trabajar estrechamente con integradores en una amplia gama de eventos culturales y deportivos, en las cuatro estaciones del año y en otros tantos continentes, conocemos mejor los retos a los que se enfrentan los profesionales de este segmento en rápido crecimiento.
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